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Réunions productives


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Organiser les réunions : un gisement de performances inexploitées !
L’énorme majorité des managers estiment que la plus grande partie du temps qu’ils passent en réunion est du temps perdu.

Réunions improductives - Un gisement de performances inexploitées

Petit partage d’expériences : Pas d’ordre du jour, des ordres du jour non respectés, des échanges non organisés qui font place à un empilement de monologues, des participants souvent passifs, des jeux de pouvoir et des non-dits, des rituels obligatoires plus qu’utiles, des personnes présentes pour gérer leur carrière plus que pour apporter leurs analyses et propositions….

La productivité des réunions se résume souvent à une fraction du coût de ses participants.

La faible productivité des réunions est mesurable de trois façons :

  1. Immédiate : si un manager passe 40 % de son temps alors qu’il coûte en moyenne près de 100 000 € / an (salaire, charges, amortissement des locaux et de la formation…), le coût des réunions par manager est de l’ordre de 40 000 €.  Or, les trois quarts des managers estiment perdre leur temps : le gaspillage direct en réunion est donc d’environ 30 000 € / an.
  2. A moyen terme : si les réunions ne sont pas préparées par un ordre du jour (trois sur quatre), que l’ordre du jour n’est pas respecté (la moitié du quart restant…), que les participants ne peuvent apporter leurs analyses et leurs idées (un tiers des participants sont actifs en moyenne) : alors le temps passé en réunion ne constitue un travail collectif que dans environ 5% des cas (25% x 50% x 33%).
  3. A long terme : lorsque les diagnostics ne sont pas coproduits en intégrant toutes les sources d’informations et que les projets ne sont pas codéfinis en impliquant toutes les parties prenantes, le risque de moindre qualité dans les décisions et de moindre quantité d’énergies énergie mobilisées dans leur mise en œuvre est élevé.

L’enjeu de la préparation, l’animation et le suivi-enchainé des réunions est donc triple :

  • Economique : réunir les personnes, les faits et idées utiles au projet, et seulement ce qui est utile au sujet traité ;
  • Social : s’assurer que chacun est bien traité en adulte car embarqué dans la co-construction plutôt que laissé dans une situation de suiveur ;
  • Stratégique : projeter le collectif dans la recherche de son intérêt et celui de tous ces interlocuteurs et interac teurs à long terme.

-> Ouvrir la diapositive animée "Réunions improductives - Un gisement de performances inexploitées"

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